Hoe zit het met de bereikbaarheid van jouw organisatie?

Potentiële of al bestaande klanten wil je natuurlijk direct te woord staan. Je wilt niet dat ze 20 minuten in de wacht moeten blijven hangen. Dit doet jouw bedrijf namelijk niet ten goede. Maar een goede bereikbaarheid via de telefoon is niet het enige wat erg belangrijk is. De bereikbaarheid via internet zoals Facebook en e-mail is tegenwoordig ook van belang. Hoe zit het eigenlijk met de bereikbaarheid van jouw organisatie?

Via de telefoon

Als iemand een vraag heeft of iets wil weten over jouw organisatie is het eerste wat ze doen bellen. Ze verwachten dat ook dat iemand ze snel te woord staan. Klanten willen natuurlijk niet een halfuur moeten wachten voordat ze iemand te spreken krijgen. Kan jouw bereikbaarheid qua telefonie nog wel wat verbeterd worden? Je kunt de bereikbaarheid optimaliseren met AdviCalls. Met dit systeem kun je je bereikbaarheid monitoren. Jij en je assistenten krijgen steeds te horen hoeveel wachtenden er zijn en wat de wachttijd van de langst wachtende klant is. Zo krijg je meer inzicht in je bereikbaarheid en zie je duidelijk wat je moet verbeteren.

Internet is belangrijk

Niet alleen de bereikbaarheid via de telefoon is belangrijk. Omdat we tegenwoordig in een online wereld leven, is de bereikbaarheid online steeds belangrijker geworden. Als bedrijf ben je vast wel actief op social media. Op Facebook worden er dan ook veel vragen gesteld aan je bedrijf. Het is van belang dat je deze binnen een dag beantwoord en de (potentiële) klant niet een week laat wachten. Ook moet je op je website een e-mailadres hebben staan. En ook op mailtjes moet je het liefst binnen één dag reageren.

Handige tips

Om de bereikbaarheid van jouw organisatie te verbeteren, is er wel wat werk nodig. Je hebt dit niet in één dag gedaan. Deze tips kunnen je helpen bij het verbeteren van de bereikbaarheid.

 

  • Genoeg mensen

 

Inventariseer wanneer de meeste berichten binnenkomen, op deze momenten kan je dan meer mensen neerzetten. Kijk ook op welke tijdstippen het wat rustiger is. Zorg voor een goede planning zodat je op drukke mensen genoeg mensen hebt.

 

  • Communicatie is key

 

Zorg dat je goed communiceert naar de klant wanneer zij kunnen bellen en wanneer jij bereikbaar bent. Zorg er ook voor dat mensen die op een reactie moeten wachten, weten waar zij aan toe zijn. Dit voorkomt onnodige berichten of telefoontjes.